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Dokumentenmanagementsystem | DMS

Unser Dokumentenmanagementsystem berolinaDMS hilft Ihnen, den Überblick über den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen zu behalten. Erfassen, Workflows einrichten, Archiveren - das sind die drei Säulen des berolinaDMS. Das Ziel ist, Schriftstücke unternehmensweit von jedem beliebigen Ort und zu jedem beliebigen Zeitpunkt rechteabhängig zugänglich zu machen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Zeit-Ersparnis: Dokumente effektiv suchen und schnell finden
  • Kontrolle: Rechtevergabe für unterschiedliche Ordnersysteme
  • Effizienz: besserer und schneller Überblick für alle AnwenderInnen
  • Kostenersparnis: Papierkosten und Kosten für Lagerfläche (Archiv) werden deutlich gesenk

Das berolinaDMS wird das Arbeiten in Ihrem Unternehmen vereinfachen!

»Jetzt mehr erfahren


Andreas F., Sachbearbeiter in einem Produktionsunternehmen:

"Nie finde ich das Dokument, das ich gerade brauche, um mit meiner Arbeit weiterzukommen.

Der Kollege aus der Buchhaltung, der vielleicht Bescheid wüsste, ist gerade im Urlaub, und meine Vorgesetzte ist krank und für die ganze nächste Woche auch nicht da.

Und wie soll ich jetzt weitermachen?"

Finden ist billiger als suchen!

Eine analoge Informationsverarbeitung können sich Unternehmen heute gar nicht mehr leisten. Die elektronische Verarbeitung ist im Büroalltag längt nicht mehr nur eine Option - sie ist die Regel! Denn die Vorteile sind evident:

Schnellere Durchlaufzeiten: Wartezeiten in Arbeitsabläufen summieren sich über Tage, Wochen und Monate! Wenn Sie die täglichen Durchlaufzeiten pro Angestellte/n um nur 10 Minuten beschleunigen, dann sind das auf den Monat gerechnet schon runde 200 Minuten. Pro Angestellten.
Was kosten 200 Minuten durchschnittliche Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen? 

Informationen immer abrufbereit: In einem alanogen Büro werden auf das Jahr gerechnet rund 88 Stunden mit dem Suchen von Informationen auf Papierdokumenten verbracht. Bei einem 8-Stunden Arbeitstag sind das volle 11 Arbeitstage! Oder ein kompletter Arbeitstag - jeden Monat!
Was kostet ein ganzer Arbeitstag im Durchschnitt in Ihrem Unternehmen? 

Arbeiten von überall: Egal ob eine Pandemie oder ein Unwetter den Weg ins Büro unmöglich macht, ob Krankheit oder Kinderbetreuung, Werkstatt- oder Handwerkertermin: Mit dem DMS arbeitet Ihr Unternehmen geordnet weiter, während im analogen Büro die Lichter ausgehen.


Alles im Fluss - alles aus einem Guss

Wir haben unser berolinaDMS in drei übersichtliche Bereiche gegliedert. Am Anfang steht der Dokumenten-Eingang: Dokumente erreichen Ihr Unternehmen entweder in Papierform oder bereits digital in Form eines Email-Anhangs. Einmal im System, werden die Dokumente mit einfach zu aktivierenden Workflows auf den Weg zu denjenigen Personen geschickt, die die Informationen verarbeiten. Am Ende eines Workflows werden die Dokumente revisionssicher im Archiv abgelegt, damit sie in Zukunft über die eingebaute Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden können.

Eingang

Im Dokumenteneingangsbereich des berolinaDMS können Sie über die Auswahl Funktion des Windows Explorer ganz einfach Dokumente in das DMS hochladen.
Oder Sie nutzen das Outlook Add-in und legen angehängte Dokumente aus der Email direkt im berolinaDMS ab.

Workflows

Sie bestimmen, welche Personen, in welcher Reihenfolge, mit einem Dokument in Berührung kommen sollen. Die Anzahl der an einem Prozess beteiligten Personen ist dabei unbegrenzt.
Diese Workflows können Sie aus dem Posteingang heraus ad hoc starten und gestalten oder vorgefertigte Workflows nutzen.

Archiv

Wenn das Dokument im revisionssicheren Archiv eingegangen ist, kann es nicht mehr gelöscht werden. Es bleibt dann nach den von Ihnen vorgegebenen Fristen unveränderbar im Archiv. So wie es eine jede Prüferin oder Prüfer der Finanzbehörde sich wünscht vorzufinden.
Jedoch kann weiterhin jeder, der dazu berechtigt ist, über eine einfache Suchfeldeingabe auf die Dokumente zugreifen und darin Einsicht nehmen.

Die praktische Anwendbarkeit unseres berolinaDMS ist der Grund, warum die mit dem System arbeitenden Menschen sehr schnell zu großen Fans werden!

»Noch mehr Vorteile des berolinaDMS


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