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Dokumentenmanagement
Mit über einem halben Jahrhundert Erfahrung im Umgang mit Dokumenten wissen wir, worauf es ankommt.
Digitalisierung ist weit mehr als nur das sichere Erfassen und Weiterverarbeiten von Daten und Dokumenten. Wir unterstützen Ihre Mitarbeiter dabei den Überblick über den Dokumentenfluss zu behalten und die Arbeitsabläufe rund um Ihre Dokumente zu optimieren, um damit den Büroalltag für alle zu erleichtern. Dokumentenmanagement richtig gedacht bedeutet somit, Ihre im Unternehmen vorhandenen Dokumentenprozesse digital fest zu verankern.
Ein softwaregestütztes Dokumentenmanagement zahlt sich für Sie aus, denn Ihre MitarbeiterInnen können effizienter arbeiten, Beratungs- und Durchlaufzeiten minimieren sich und die Verwaltungskosten werden reduziert.
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Digitale Rechnungseingangsverarbeitung
Wenngleich heute Rechnungen vereinzelt in elektronischer Form übermittelt werden, ist der Großteil immer noch papierbasierend. Eingehende Rechnungen durchlaufen oftmals manuell und zeitaufwendig mehrere Bereiche eines Unternehmens und teilweise sogar verschiedene Standorte. In der Regel kostet ein solcher Rechnungsdurchlauf das Unternehmen durchschnittlich 17,- EUR je Vorgang. Das muss nicht sein, denn die Rechnungsbearbeitung kann nahezu vollständig automatisiert erledigt und die Kosten pro Rechnungsvorgang auf ca. 3,- EUR reduziert werden. Eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung umfasst:
- OCR-Erfassung und –Erkennung von Eingangsrechnungen bzw. Belegen
- Freigabe-Workflows bzw. automatisierter Bestellabgleich
- Revisionssichere Archivierung; GoBD-konform
- Überwachung und Einhaltung von Zahlungsfristen
Digitale Vertragsakte
Wenn auch Ihr Unternehmen noch viele Vertragsunterlagen in physischen Ordnern mit sämtlicher Vertragskorrespondenz unterhält, bietet Ihnen die digitale Vertragsakte ein großes Optimierungspotenzial. Verwalten Sie künftig Ihre Verträge und alle vertragsrelevanten Informationen elektronisch und greifen Sie jederzeit von jedem beliebigen Ort darauf zu. Eine digitale Vertragsakte bietet:
- Revisionssichere Ablage von Vertragsunterlagen und Korrespondenz
- Verwaltung von Vertragskontakten
- Terminüberwachung von Vertragsdaten
- Umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept
- DSGVO- & GoBD-Konformität
Digitale Personalakte
Verabschieden Sie sich von Hängeregistern je MitarbeiterInnen und organisieren Sie alle Personaldokumente DSGVO-konform in einem System. Mit der digitalen Personalakte haben Sie per Knopfdruck jederzeit ortsunabhängig Zugriff und erleichtern bisherige Arbeitsabläufe zur Mitarbeiterverwaltung mit automatisierten Workflows, entlasten Ihre Personalabteilung und reduzieren Verwaltungsaufwand. Die digitale Personalakte bietet:
- Revisionssichere Verwaltung von Personalunterlagen und Korrespondenz
- Aufgaben- und Terminüberwachung
- Umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept
- DSGVO- & GoBD-Konformität
Aus langjähriger Prxis in der Umsetzung von Digitalisierungs-Projekten wissen wir, wie wichtig eine gute Vorbereitung ist.
Alexander Busch, unser Document Consultant, erklärt Ihnen gerne, wie auch Sie mit einfachen Schritten wichtige Arbeitsabläufe im Unternehmen digital abbilden können.
Alexander Busch
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Alexander Busch, unser Document Consultant, erklärt Ihnen gerne, wie auch Sie mit einfachen Schritten wichtige Arbeitsabläufe im Unternehmen digital abbilden können.
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Einfach einfach – Unser berolinaDMS
Unser berolinaDMS ist ein einfach gehaltenes aber effektives Dokumenten-Management-System (DMS) mit dem elektronische Dokumente sicher und effizient verwaltet und archiviert werden können.
Hier mehr erfahren
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Mehr als ein DMS – windream ECM
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Mit dem Enterprise-Content-Management System (ECM) unseres Partners windream können wir Ihnen mehr als ein klassisches DMS bieten. Wenn also sämtliche Unternehmensinformationen – auch unstrukturierte – wie z.B. Daten aus anderen Anwendungen und Systemen zentral verwaltet und zur Unterstützung organisatorischer Prozesse genutzt werden sollen, empfehlen wir den Einsatz der patentierten windream Software-Lösung „Made in Germany“.
Hier mehr erfahren
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